| 加强档案管理 服务长江航运 |
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| 来源:长航局
作者:长航局 日期:2005-12-05 |
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长航局系统的档案工作，随着《档案法》的宣传、贯彻，档案执法监督机制逐步形成，全员档案法制意识有了明显增强，档案工作基础建设得到加强。据２００４年统计，全线共有档案机构５２个，档案专（兼）职人员３４０人，拥有档案用房３８７７平方米，档案用房基本达到三室分开，计算机７５台，空调器８３台，去湿机８０台，保管３６２９４１卷档案。在各级领导的关心支持下，局系统各单位全部实现各门类档案的集中统一管理，基本实现了档案计算机管理。
我局档案库藏丰富，保管着１０３５３９万卷（册、张）档案，各种门类、载体的档案实行了集中统一管理。１９９２年档案工作通过湖北省档案局考核认定，达到省一级管理标准，１９９９年１０月经交通部档案馆、湖北省档案局联合考核，达到档案管理国家一级标准。最近几年，长航档案中心先后被评为湖北省档案局 “百强单位”、“档案工作先进集体”，交通部“全国交通系统档案工作先进单位”， 长航局系统“先进文明单位”，“文明示范窗口”单位。２００４年，被湖北省档案局授予档案工作规范管理“ＡＡＡ”级单位。长航档案工作已达到库藏丰富、管理科学、手段先进、服务到位的档案管理工作目标。
一、依法治档，充分发挥档案管理职能作用
档案工作一直得到我局党政领导的关心和重视，分管领导每年定期听取工作汇报，重大问题专题研究。档案工作一直列入全局年度工作计划和工作目标管理中，并作为工作任务进行考核，在历年局长工作报告中都对档案工作进行总结，并提出新的工作要求。
１、制定规划、统筹发展。２００１年我局在全面总结“九五”期档案工作基础上，召开档案工作会议，审议通过了《长航档案工作“十五”发展规划》，规划的制定给新世纪长航档案工作开了个好头，为长航档案工作发展勾画出美好蓝图。
２、加强目标管理，提高系统整体管理水平。档案工作目标管理考核认定工作，是将档案工作引向规范化、标准化、科学化管理的一项措施，我们抓住有利时机，加大了对局系统档案工作目标管理指导的力度。２０００－２００２年长江海事局、长江航道局档案工作先后达到国家一级标准，目前局系统已有１９个单位达到国家二级标准，１４个单位达到省（部）级标准。为进一步提高局系统档案工作规范化管理水平，巩固档案工作目标管理成果，更好地为长江航运建设服务，根据《长航档案工作“十五”发展规划》、交通部《交通科学技术事业单位档案工作目标管理考核办法》中对已定级的科技事业单位档案管理工作定期或不定期地进行检查的有关精神，我局对已达到等级标准且已满五年的单位开展档案工作目标管理“回头看”活动，并把“回头看”活动作为检查各单位“十五”规划执行情况的重要内容，档案工作目标管理复查和下一次升级的重要依据。
３、做好《档案法》的宣传工作，提升档案工作的地位和作用。宣传、贯彻《档案法》，增强全局干部职工档案法制意识，逐步建立档案工作依法治档的工作机制，是我们常抓不懈的一项工作。在《档案法》颁布实施十五周年之际，我局积极参加由湖北省档案局组织的宣传活动，在局机关开展了《“剑南春”档案法制知识竞赛》答题活动，组织了长江航道局、长江海事局、长江通信管理局、长航公安局档案部门参加的纪念《档案法》颁布十五周年街头宣传活动，通过五个宣传展版以图文并茂形式向广大市民介绍了长江航道、海事、通信、公安档案工作的成果。
为了宣传长航档案工作，展示“九五”期长航档案工作取得的辉煌成果，我们将“九五”期以来长航档案系统档案工作取得的主要成果汇编成《“九五”长航档案工作成果集》，共计２３万字。《“九五”长航档案工作成果集》收集了长航局珍藏的党和国家领导人视察长江的照片和长航系统“九五”期开展档案工作的记实照片，以及档案工作各种资料，共８个专题。国家档案局原副局长沈正乐为《“九五”长航档案工作成果集》写序。
４、将档案工作纳入全局各项管理工作，对归档文件的完整、准确、系统有切实可行的控制措施，对搞好档案工作起到了有效的保证作用。基本建设项目管理是我局每年的重要工作，在基本建设项目管理中，我局严格执行国家关于在基本建设项目管理中对档案资料管理的要求，在局系统建立了一整套基本建设项目资料管理规定。一是在制度上，工作程序上纳入管理。二是对重点工程强化管理。三峡淹没复建项目、长江航路改革项目都是交通部、长航局基本建设管理重点工程，时间紧，任务重，要求高，为此我们对４７个三峡淹没复建项目档案管理实行联系人工作制，对工程项目资料管理实行跟踪检查督促，并经常深入施工现场进行检查指导。由于我局对建设项目档案的重视，通过签订目标责任书、采取行政、经济等多种控制手段，实施事前介入、事中控制、事后核查、验收把关的全过程管理，使建设项目档案的控制管理落实到项目建设的每一个阶段、每一个环节、每一个形成文件的点上，使每一份文件的形成、积累、整理、归档都处于受控状态。形成了制度完整、职责明确、程序规范、运转有效的工作机制。
此外，我局在公文处理办法、科技项目管理制度、机关双文明责任制考核办法、机关处室工作职责、工作人员岗位职责中都对归档文件的完整、准确、系统有切实可行的控制措施，确保了档案管理工作落到实处。
二、夯实业务基础，提高档案工作质量
几年来，我们不断加强档案工作标准化、规范化建设，强化内部管理，努力完善各项基础业务工作，档案工作管理水平有了新的提高。
１、加强制度建设，保证档案工作的规范化、制度化、标准化。２００２年经湖北省档案局、长航局专家鉴定《建设项目档案监管与竣工资料的收集、整理规范》、《电子文件收集、电子档案管理》两个课题得到顺利通过，专家们指出长航局将档案工作规章制度的建立作为科研课题进行研究，是对档案工作新的认识，提高了档案工作的科技含量，是档案工作规范化、制度化、科学化管理的创新。目前这两个文件已在局系统全面贯彻执行。为适应国家档案局推行的《归档文件整理规则》，我们认真学习了国家档案局、交通部、湖北省及有关单位归档文件整理细则，结合长航局档案工作情况，采取了草拟办法——在小部门试点——召开研讨会补充完善——在大单位试点的办法，初步形成长航局《归档文件整理实施规则》，目前正在长江海事局进行试点。
２、配合局中心工作，做好文件材料的收集、整理、归档工作。局机关文件材料的收集、整理、立卷、归档等工作是我局机关档案管理的基础性工作。 几年来，我们加强与机关各部门的联系与配合，全面推行文书处理部门立卷归档制度，按时完成年度文件材料的收集整理工作。为保证文件材料的归档率，配合局中心工作，不断完善归档文件材料类目，我们先后为充分发挥长江黄金水道课题调研、长航新闻宣传工作管理办法、加强党和国家领导人视察长江照片档案管理、三峡工程通航表彰会议、长江航路改革基本建设项目等专题资料归档，拟定了新的归档类目，保证了文件材料收集工作从源头抓起。此外，我们还利用局域网及时通报各部门文件收集、整理情况，确保了文件材料的按时归档。近五年来各类档案的归档率达到１００％，重要的基本建设项目档案的完整率达１００％，各类档案质量达到部颁要求，案卷合格率达１００％。
３、做好档案鉴定销毁工作。１９９８年我们完成了长航局成立以来的第一次文书档案鉴定工作，为保证文件材料鉴定的准确性，我们对６万份需要销毁的文件又保管了五年，在重新确定无保管价值后，按照档案鉴定销毁要求对文件进行了监销。
４、做好档案安全保管。长航局档案中心现保管近十万卷档案，办公、阅览、库房共６６８平方米，并配有４组五联五列密集架、３１６组档案柜。为加强档案库房安全和保管，库房增加了隔热层，安装了双层窗，改造了电器线路，更换了空调，增添了去湿机，配备了挡光阻燃窗帘，保证了每间库房配有空调、去湿机、换气扇；库房预留消防通道和防火门，配备１２１１干粉灭火器；为监控库房内外温湿度，配备了钟表式温湿度计５台，周记式温湿度记录仪２台，并绘制年度库房温湿度变化曲线图，库房设施满足档案保管的需要，逐步达到规范要求。
在档案的安全管理上，不断增强档案人员安全管理意识，我们请长航公安局消防总队的专家给我们讲解档案库房消防、灭火知识，并实地进行消防演练。
５、加强档案理论学习，提高业务管理水平。全面提高档案人员的素质，是加强档案干部建设的首要任务，在每年的档案工作要点中，我们都把培养“学习型”、“创新型”的档案干部队伍作为首要任务。最近几年我们采取以会议带培训，以检查带培训的形式，分期分批对局系统档案人员、基建项目资料管理人员３００余人进行了培训。局档案中心全体工作人员都参加了省档案局举办的档案专业培训均取得了省档案局颁发的上岗证书。我们还组织了长航系统档案管理优秀论文、优秀编研材料的评选活动，有１０篇优秀论文、１篇优秀编研材料获得交通部二、三等奖及优秀奖。
三、加大档案信息化建设力度，做好信息开发利用工作
档案信息化建设是实施科教兴档战略的第一要务，档案工作不搞信息化就没有出路的观念已形成大家的共识。我局档案信息化建设工作始于９０年代初。经过十几年的努力和奋斗，在各级领导的重视下，通过档案部门的努力和相关部门的配合，长航系统档案信息化基础设施建设，软件开发应用、档案数据库的建立等取得了实质性成绩。
１、将档案信息化建设纳入局信息化工程。长江航运信息化建设是建设数字化航道、智能化航运的基础。档案信息作为信息资源的一部分，局领导给予高度重视，纳入局信息化总体规划，同时制定了长航系统档案计算机发展５年规划。１９９７年由我局自行开发的《长航局档案管理》系统软件在“九五”期和“十五”期中发挥较好作用，为档案信息网络发展奠定良好的基础。但随着信息化迅速的发展，档案软件单机版已不适应档案信息化的发展。２００４年在局信息中心的协助下，经多方考察，局投资１６万，优选了由国家档案局，湖北省档案局推荐的“世纪科怡”大型网络版档案管理软件。
２、加强基础工作，推动信息化建设迅速发展。电子文件归档与管理工作是档案信息化建设的关键。２００１年我们制定下发了长航局《电子文件收集、电子档案管理》办法，全面开展电子文件的管理，２００２年举办了两期电子文件及电子档案知识培训班，局系统７３名档案员、文书人员参加了培训班。２００３年对局直属单位档案计算机五年规划进行了检查，通过检查各单位都较好的完成了《规划》任务。长江航道局、长江海事局优选了“世纪科怡”大型网络版，其他局直属单位也全部实现了利用计算机和档案管理软件管理档案，形成了计算机在档案管理中的主导地位。
３、加强档案信息化数据建设，为建设数字档案馆奠定基础。建立档案数据库是实现档案数字信息资源共享的基础。在档案数据量大，档案人员人手少的情况下，我们没有等、靠、要，而是克服困难，从实际需要出发，采取从后向前、由简单到复杂的输入顺序，把档案数据录入作为一件大事来抓，长航局档案中心完成案卷级目录２１６１１条、文件级目录３８２５５条，共近５９８６６条数据录入工作，并将１９９９年以来的局发文实行全文管理。据统计１９９７年局系统档案数据１２５４９条，２００３年档案数据达１８５２３９条，增长约１５倍。几年来，利用计算机和档案管理软件建立了档案资料数据库，基本上实现计算机目录检索、档案的全文查询、统计、数据对比分析。
４、采用有效的措施，确保档案数据库或网络的安全。在档案数据管理上，采用符合国家标准的载体备份数据库的所有数据，严格按照国家要求对光盘实行Ａ．Ｂ盘保管，对计算机定期杀毒，保证档案数据安全，遵守涉密档案不上网规定。
５、做好档案信息开发工作，为长江航运建设服务。服务是档案工作的出发点和落脚点。档案工作为基层服务，为机关服务，为领导服务，为社会服务一直是我们工作永恒的主题。２０００年我们根据省档案局提出的开展“优质服务年”的活动要求，成立了局档案工作“优质服务年”活动领导小组，由分管领导任组长。我们活动的宗旨是：紧紧围绕局中心工作，积极主动提供服务，力争在服务手段上，服务内容上，服务作风上有所创新。在服务手段上，我们自做网页，利用局域网提供档案目录和文件全文的查询，选登了档案工作法规，档案专题汇编，珍贵历史档案。在庆祝中国共产党建党八十周年，纪念邓小平同志诞辰１００周年时，及时将党和国家领导人视察长江的珍贵照片和资料以图文并茂的形式在局域网上宣传，使这些珍贵的历史资料成为了大家共享的信息资源，由死档案变成活档案。在服务内容上，根据局中心工作，利用库藏档案，有计划的开展档案编研工作，陆续编制《长航局固定资产划拨文件汇编》、《长航局机关房地产情况汇编》、《长航局体制改革文件摘要汇编》、《１９８４年－２００４年长江航务局工作会简介》《“九五”、“十五”长江干线支持保障系统（重点）工程项目简介》、续编了《组织机构沿革》等编研材料。我们利用历史档案为纪念卢作孚先生诞辰１１０周年，提供大量的民生公司史料，编者在《编者说明》中写到“特别是交通部长江航务管理局档案处，在我们三下武汉到该处收集档案史料中，给予了大量的，无私的帮助。在此一并致谢”。２０００年３月长航集团武汉公司为收回汉阳区鹦鹉大道９３－９７号一楼７０１平方米的门面产生了纠纷，由我处提供了翔实的档案文件，在诉讼过程中起到了原始凭证作用，得到了法院的认同并收回了此门面，该单位一年净增租金收入１６万余元，挽回了７０万元的经济损失。在长航体制改革期间，由我们提供大量翔实文件，为处理长航建筑公司、实业公司等债务纠纷案打赢官司发挥重要作用，也避免长航局债务纠纷的连带责任。１９９９年重庆利锋物业公司私自伪造公文，冒充我局的下属单位从事经济活动，造成经济纠纷?熏原告重庆市涪陵建筑工程公司将我局作为第一被告重庆利锋物业公司的主管部门告上法庭?熏诉我局提供了虚假资信证明和虚假投资，必须负连带责任?熏局体法处的同志利用档案提供了我局正规文件?熏证明涪陵建筑工程公司并非我局下属单位，该公司提供的文件系伪造的公文。由此我局胜诉，避免了数十万元的经济损失。此案充分展示了档案的原始性和法律效力。在为机关服务同时，我们还积极为基层单位排忧解难。武汉海事局的办公楼在文革时期与武汉市第二医院签订了互换合同，时隔四十多年，武汉市第二医院就房屋使用问题提出疑义，我局提供了文革期间长航局基建计划和房屋置换协议，使武汉海事局在处理办公楼房屋使用问题上有了决胜的把握?熏避免了７００万元的损失。在房改过程中，利用《长航局机关房地产情况汇编》编研资料，为局机关及长航在汉单位办理产权证，节约了人力和财力，并在产权分割、归属、移交及售房工作中提供了大量固定资产档案，为长航局节约３００多万元经费，较好的发挥档案的社会效益和经济效益。 |
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